Suntem într-o „frumoasă” situație de criză în organizarea de evenimente! E o certitudine pe care nu avem altă opțiune decât să ne-o asumăm.

Dar să nu fim, totuși, atât de dramatici…

În teoria organizării de evenimente se menționează necesitatea unui back-up plan. Cei care au trecut de la teorie la practică și au organizat o sumă de evenimente, au descoperit că existența unui back-up plan e mult mai valoroasă decât se scrie și și-au făcut întregi strategii de back-up legate de vreme, de logistică insuficientă, de situații de urgență etc. 

Dar câți dintre noi ne-am gândit că, la un frumos început de săptămână, de primăvară, ne va lovi o… pandemie care ne va închide cam de tot? 

Eh, ăsta e ultimul lucru care contează acum!

Ce contează cu adevărat, acum, e cum și cât de repede reacționăm pentru a depăși această criză în organizarea de evenimente. Suntem puși în situația de a anula sau amâna sau restructura luni de muncă, înțelegeri și promisiuni, experiențe pe care le pregăteam a fi de neuitat, ca să nu mai vorbim de toți anii în care am construit ceea ce reprezintă azi evenimentul / evenimentele la care lucrăm. Și nu e tare ușor… Defapt, nu e ușor deloc!

Am văzut multe evenimente anulate, altele reprogramate pentru o perioadă care se speră a fi „vindecată”. Am văzut multe evenimente care încă speră că totul va trece repede și se vor putea desfășura conform planului. Am pus pe hold strategii, planuri și visuri…

Însă ne-am văzut orientați către oameni și unii către alții, mai presus de munca depusă și ce înseamnă, administrativ vorbind, renunțarea asta. Și m-am bucurat!

Dar totuși, cum apucăm o astfel de situație?

1. Analizăm toate variantele!

Trebuie să luăm rapid, în calcul, toate aspectele și să luăm cea mai bună decizie: anulăm, amânăm sau așteptăm și sperăm.

Totuși, nu înainte de a considera ce

2. ALTERNATIVE AVEM!

E foarte clar că nicio experiență de eveniment nu se poate compara cu cea pe care o trăiești în mod real, la fel cum nu orice eveniment

se poate adapta ușor. Totuși, tehnologia e pregătită să ne sară în ajutor! Avem echipe capabile, ingenioase, creative care, ajutate de mici tool-uri, pot re-pune un eveniment pe picioare într-un timp mult mai eficient decât ne-am aștepta, chiar și într-un spațiu cu totul nou, cum ar fi cel virtual. Totul stă în a ne lăsa puțin spațiu de… întoarcere! Și a ne gândi la brand, la valori, la promisiuni! Mult!

3. Ținem aproape de public! Comunicăm!

Ei sunt cei pentru care punem umărul, pentru care construim, pentru care muncim. E important să le spunem ce se întâmplă, încotro ne îndreptăm și ce urmează! E important să ne simtă aproape căci, la rândul lor, și ei ne vor fi aproape!

4. Ținem aproape de sponsori, parteneri și furnizori!

O perioadă care afectează industria organizării de evenimente îi afectează mult și pe ei. În acest caz, trebuie să fim întâi prieteni și oameni și să ne susținem reciproc. E până la urmă, o situație din care trebuie să ieșim întregi, împreună!

5. Ca organizatori, trebuie să ne îngrijim mult de echipă!

Lucrurile se întâmplă (și) datorită lor, motiv pentru care, în momentele de criză, trebuie să stăm aproape. Să reacționăm împreună, în numele evenimentului construit, pentru a fi bine!

6. Reorganizăm, refacem strategia, re-bugetăm, re-re-re!

Trebuie să sărim repede la a transforma, în spate, evenimentul și a-l pregăti de o nouă etapă. Trebuie să trecem prin toate detaliile și, din nou, prin toate scenariile.

7. Învățăm!

Orice experiență e o adevărată oportunitate de învățare. De aici, rămânem cu gândul la un back-up plan complex, absurd, care să ne ofere siguranță și la o bază de date de tool-uri pe care să le avem ca un as în mânecă!  

andreeacarlamuresan s1

Criză în organizarea de evenimente 3
Tags: ,

Leave a Reply